Pilotprojekte zur vorkommerziellen Auftragsvergabe

Die Vorkommerzielle Auftragsvergabe – häufig wird auch der englische Begriff „Pre Commercial Procurement“ (PCP) verwendet – ist ein Instrument, das es öffentlichen Beschaffern ermöglicht, die Entwicklung technologisch innovativer Lösungen für ihren speziellen Bedarf anzuregen.

Eine der Zielsetzungen des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung besteht darin, drei Pilotprojekte zur vorkommerziellen Auftragsvergabe auf den Weg zu bringen. Bislang gibt es in Deutschland noch keine Erfahrungen mit dem Instrument der vorkommerziellen Auftragsvergabe. Derzeit laufen Vorgespräche mit verschiedenen öffentlichen Auftraggebern, die Interesse an der Durchführung solcher Pilotprojekte haben. An dieser Stelle werden wir über den aktuellen Stand berichten.

Ablauf einer vorkommerziellen Auftragsvergabe

Die EU-Kommission sieht für die Nutzung des Instruments der vorkommerziellen Auftragsvergabe eine 5-stufige Vorgehensweise vor. Zur Veranschaulichung sind diese Phasen zunächst in einer Übersicht grafisch dargestellt:

Quelle: Handlungsempfehlung zur Durchführung einer Vorkommerziellen Auftragsvergabe (PCP)

 

Phase 0 (Projektidee)

Ziel der Phase 0 ist die Gewinnung einer umsetzbaren Projektidee. Dabei müssen zunächst die Grundlagen zur Ausschreibung von Innovationen ermittelt werden. Ziel der vorkommerziellen Auftragsvergabe ist dabei die Erleichterung einer kostengünstigen Entwicklung innovativer Lösungen für öffentliche Dienstleistungen mit einer breiteren, globalen Perspektive. Zu berücksichtigen sind bereits in dieser Phase sowie in den folgenden Phasen folgende Voraussetzungen: 

  • Risiko-Nutzen-Teilung zu Marktbedingungen
  • Wettbewerbsorientierte Entwicklung in Phasen
  • Trennung der F&E-Phase von der kommerziellen Serieneinführung des Endproduktes

Insbesondere muss analysiert werden, welche Ziele und Absichten der Bedarfsträger mit der konkreten Beschaffung verbindet. Hierzu wird der Bieter mit ausgewählten Bedarfsträgern in den Dialog treten und konkrete Bedarfe ermitteln.

Phase 1 (Lösungserkundung)

Im Fokus von Pilot-Projekten steht die in wirtschaftlicher und rechtlicher Hinsicht richtige Ausgestaltung der vorkommerziellen Auftragsvergabe. Hierzu sind entsprechende Hilfsmittel in Form von Mustern und Beispielen inkl. Leitlinien und Alternativen für verschiedene Vorgehensweisen zur Verfügung zu stellen. Dabei sind die Besonderheiten der einzelnen Phasen zu berücksichtigen. Ausgangspunkt sind dabei die Bekanntmachung der Bedürfnisse und der Anforderungen mit Festlegung des Verfahrensablaufs sowie transparente Mitteilungen zur Auswahl der Bewerber anhand vorher bekannt gemachter Kriterien im Einklang mit der Vergaberegelung der WTO, dem EU-Vertrag und der Beihilfefreiheit (COM/2007/799 & SEC [2007] 1668). Vorliegend wird der klare Fokus auf die erste Phase und mithin die Lösungserkundung mit mehreren Unternehmen gesetzt. Diese zentrale Phase endet mit Lösungsentwürfen einer Vielzahl von Anbietern und einer Zwischenbewertung, welche Anbieter die besten Lösungsentwürfe vorgelegt haben und als Teilnehmer für die weiteren Phasen in Betracht kommen.

Eine rechtlich einwandfreie und transparente Strukturierung u.a. durch verfahrensbegleitende Schreiben ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Pilot-Projekts. Abzustimmen sind insbesondere alle technischen, wirtschaftlichen und rechtlichen Antworten auf die Fragen der Anbieter. Dabei müssen die rechtlichen, politischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Insbesondere sind bereits im Rahmen der Lösungserkundungen auch Interessen und Marktgängigkeit im Hinblick auf Finanziers und Investoren zu berücksichtigen.

Durch ein nachhaltiges Verfahrensmanagement wird sichergestellt, dass sämtliche vertraglichen Vorteile – gleichermaßen für den öffentlichen Auftraggeber als auch für den Bieter – tatsächlich in vollem Umfang ausgeschöpft werden.

Sollten im Rahmen der weiteren Phasen bis einschließlich der kommerziellen Auftragsvergabe Probleme auftreten, ist es in erster Linie das erklärte Ziel, den Parteien durch bewährte Konfliktlösungsstrategien Auseinandersetzungen vermeiden zu helfen oder alternative Streitschlichtungsmechanismen zur Anwendung kommen zu lassen.

Phase 2 (Prototypentwicklung)

Am Ende dieser Phase steht die erfolgreiche Entwicklung von Prototypen.

Phase 3 (Erprobung)

Am Ende dieser Phase steht die erfolgreiche Entwicklung eines ersten Testprodukts. Der Wettbewerb umfasst die Durchführung einer vorkommerziellen Auftragsvergabe im eigentlichen Sinne. Hier sollen öffentliche Auftraggeber, unter Berücksichtigung der Regelungen des Europäischen Rechts und des Deutschen Vergaberechts, gemeinsam mit Anbietern zu marktfähigen Testprodukten im Rahmen der innovativen Lösungen gelangen. Bei der Vertragsgestaltung im Rahmen von vorkommerziellen Auftragsvergaben sind insbesondere Ausschließlichkeitsrechte sowie das Urheber-, Patent- und Lizenzrecht u. ä. bezogene Aspekte zu berücksichtigen.

Phase 4 (Vermarktung und kommerzielle Auftragsvergabe)

Den Abschluss der vorkommerziellen Auftragsvergabe bildet die in wirtschaftlicher und rechtlicher Hinsicht korrekte Ausgestaltung der kommerziellen Auftragsvergabe. Sie mündet in marktgängige Produkte, Dienst- und Bauleistungen. Dem Kompetenzzentrum kommt hierbei die Rolle eines Multiplikators zu, um die Diffusion der entwickelten Lösungen voranzutreiben und die Nachhaltigkeit sicherzustellen.