Eine Beschaffungsstrategie ist Türöffner für die strategische Ausrichtung der Beschaffung und sichert die Zielsetzung der innovativen Beschaffung ab. Müsste eine solche Strategie dann nicht in allen öffentlichen Institutionen existieren? Das wäre zwar schön, ist in der Realität aber leider nicht der Fall.

Eine Beschaffungsstrategie entwickelt man nicht einfach nebenbei und im Optimalfall auch nicht alleine. Bevor es an die Entwicklung konkreter Inhalte geht, sind in der Regel noch einige Schritte zur Vorbereitung notwendig. Besagte Inhalte sollten nicht unter Verschluss gehalten, sondern dürfen gerne mit anderen Schnittstellen geteilt werden.

Die Beschaffungsstrategie gibt die Richtung vor

Die Unternehmensstrategie ist im Normalfall nach Kundenbedürfnissen ausgerichtet und gibt – ausgehend vom Unternehmensleitbild – Zielsetzungen für alle Fachbereiche vor. Die Beschaffungsstrategie sollte also aus der Strategie des gesamten Hauses abgeleitet werden und die allgemeine Zielvorgabe präzisieren und operationalisieren. Sie ist demnach unerlässliche Voraussetzung zur Implementierung bestimmter Leitlinien, wie z.B. Innovation oder Digitalisierung.

Beschaffungsstrategie: Strategie-Ebenen

Abbildung 1: Strategie-Ebenen

 

Und dennoch verfügen nicht alle öffentlichen Institutionen über eine Beschaffungsstrategie. Eine Auswertung im Rahmen der KOINNO-Zertifizierung hat ergeben, dass diese nur bei rund 55% der bisherigen Teilnehmer existiert.

Die Inhalte der Beschaffungsstrategie sind über die komplette Beschaffungsorganisation gültig und gelten warengruppenübergreifend. Daher ist es wichtig, dass auf der darunterliegenden Ebene Strategien für die einzelnen Warengruppen entwickelt werden.

Abgrenzung Beschaffungs- und Warengruppenstrategie

Abbildung 2: Abgrenzung Beschaffungs- und Warengruppenstrategie

Innovationsziele in der Beschaffungsstrategie verankern

Wenn eine Beschaffungsstrategie komplett neu erarbeitet werden soll, bedarf es einiger Schritte zur Vorbereitung, bevor tatsächlich die konkreten Inhalte festgelegt werden.

So sollte der erste Schritt darin bestehen, die Unternehmensstrategie zu sichten und zu prüfen, was daraus für die Beschaffung abgeleitet werden kann. Doch was tun, wenn eine klare Unternehmensstrategie fehlt? In diesem Fall sollte die Beschaffungsstrategie anhand der maßgebenden politischen Ziele sowie des jeweiligen Leistungsauftrages entwickelt werden.

Außerdem sollten die Erwartungen an die Beschaffung klar sein. Was erwarten die Bedarfsträger? In welcher Rolle sieht die Unternehmensleitung die Beschaffung? Ohne eine Antwort auf diese Fragen zu kennen, kann die Beschaffung keine Strategieinhalte festlegen bzw. es besteht die Gefahr, dass Eigen- und Fremdwahrnehmung stark voneinander abweichen.

Wenn dies geklärt ist können die Strategieinhalte festgelegt werden. Dazu sollte sich die Beschaffung mit folgenden Fragen auseinandersetzen:

  • Wo steht die Beschaffung aktuell? Was ist das Ziel für die Zukunft?
  • In welchen Teilschritten soll die Strategie erarbeitet und umgesetzt werden?
  • Wie ist die eigene Organisationsstruktur innerhalb der Beschaffung?
  • Wie ist das Qualifizierungsniveau der Mitarbeiter? Können die Mitarbeiter die Umsetzung der Maßnahmen leisten? Welche Weiterbildungen sind ggf. nötig?

Laut der KOINNO-Toolbox sollten in einer Beschaffungsstrategie zur innovativen Beschaffung mindestens folgende Bereiche ausgearbeitet und präzisiert werden:

  • Wirkungskreis, Anwendungsbereich
  • Rechtliche Grundlagen
  • Ziele (Innovation), Werte und Grundsätze
  • Organisationsstruktur, Prozessbeschreibungen, Kompetenzen, Zuständigkeiten
  • Umgang mit Lieferanten/Bietern
  • Anzuwendende Instrumente und Maßnahmen zur Implementierung der Zielsetzung
  • Definition von Aspekten zur Erfolgsmessung bzw. Evaluation
  • Reporting bzw. Berichtswesen

Die Beschaffungsstrategie geht nicht nur den Einkauf etwas an

Es steht natürlich außer Frage, dass die Beschaffungsstrategie und deren Inhalte zunächst primär für die Beschaffungsabteilung selbst entwickelt werden. Dennoch kann es Sinn machen, dass auch andere Adressaten oder Nutzergruppen über die Inhalte der Strategie informiert werden. Dies können sowohl unternehmensinterne als auch –externe Schnittstellen sein, wie z.B.

  • Geschäftsführung
  • Management
  • Team-Mitglieder aus Unternehmensbereichen (z.B. Bedarfsträger)
  • Lieferanten und Kunden

Die Weitergabe von Informationen sollte dabei immer anwenderspezifisch erfolgen, d.h. angepasst an den jeweiligen Nutzer der Beschaffungsaktivitäten. Für die Geschäftsführung sind meist andere, vor allem komprimiertere, Inhalte relevant als für andere Adressaten.

Die Kommunikation sollte proaktiv von der Beschaffungsabteilung geführt werden. Dazu bieten sich beispielsweise interne Newsletter an, in denen Erfolge gemeldet werden können. Daneben bietet sich das Intranet als Kommunikationskanal an. Am einfachsten, gerade für die interne Kommunikation, sind aber wahrscheinlich immer noch face-to-face-Gespräche.

Wichtig ist, dass es sich nicht um eine einmalige Kommunikation handelt, sondern dass eine regelmäßige Kommunikation aufgebaut wird. Immerhin ist dies eine relativ einfache Möglichkeit für die Beschaffung, ihre Erfolge innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu präsentieren.

Fazit: Was darf auf keinen Fall vergessen werden?

  • Einbindung der Geschäftsführung: Welche Aufgaben soll die Beschaffung übernehmen? Welches Mandat hat die Beschaffung? Welche Kompetenzen bekommt sie zugestanden?
  • Mitnehmen der Beschaffungs-Mitarbeiter: Die Strategieinhalte sollten nach Möglichkeit im Team erarbeitet werden.
  • Kommunikation nach innen und außen: Erfolgsgeschichten teilen